Po co firmie zagranicznej autoryzowane biuro księgowe w Norwegii?
wrzesień 15, 2022
Od lat piszemy i mówimy o tym, że w Norwegii zawód księgowego jest zawodem regulowanym! W praktyce osoby, które prowadzą księgowość dla podmiotów zewnętrznych, muszą skończyć studia kierunkowe oraz odbyć praktykę w autoryzowanym biurze. Z kolei autoryzowane biuro księgowe w Norwegii, musi zatrudniać księgowego z autoryzacją. To nie koniec formalności.
Autoryzowane biura księgowe podlegają szczegółowym kontrolom Nadzoru Finansowego (Finanstilsynet) oraz Stowarzyszenia Autoryzowanych Księgowych (Regnskap Norge).
Autoryzowani księgowi mają obowiązek szkoleń, za które przyznawane są punkty niezbędne do utrzymania autoryzacji.
Każde autoryzowane biuro ma obowiązek ścisłego przestrzegania rozporządzeń i przepisów księgowych oraz procedur nakładanych przez Finanstilsynet i Regnskap Norge.
Autoryzowane biura księgowe w Norwegii korzystają z rekomendowanego oprogramowania księgowego, wysyłają swoich pracowników na szkolenia i dbają o utrzymanie wysokiego poziomu usług.
Czy więc dzisiejszy temat jest... .
...odgrzewany jak norweski dorsz po sezonie?
Wręcz przeciwnie. Chcemy go podjąć na nowo z dwóch prostych powodów:
Nadal zgłaszają się do nas klienci korzystający do tej pory z usług nieautoryzowanych księgowych.
Rozmawiamy też z klientami przychodzącymi z autoryzowanych biur, których księgowość wymaga znacznego nakładu pracy i wielu poprawek.
Pomijając dość istotny fakt, że prowadzenie księgowości dla podmiotów zewnętrznych bez autoryzacji jest niezgodne z prawem, warto skupić się na bardzo istotnym czynnikiem: komunikacją z biurem księgowym.
Komunikacja przede wszystkim
Rzadko zdarza się, że firmy z Polski dysponują norweskojęzycznymi pracownikami wyszkolonymi dodatkowo w podstawach księgowości. Dlatego też obowiązek poprawnego informowania klientów na temat przepisów i ich interpretacji powinien leżeć po stronie autoryzowanego biura księgowego. W
Zamiast pisać o ogółach, przedstawmy dwa przypadki z ostatnich kilku miesięcy naszej pracy:
Przypadek pierwszy
Firma ze Szczecina, zarejestrowana w Norwegii przez norweskie "biuro księgowe". Bardzo wysokie faktury za usługi rejestracyjne, wysyłanie sprawozdań i raportów oraz naliczanie pensji. Raporty wysyłane ręcznie, paski wypłat w Excelu nie docierały do pracowników, bardzo wysokie faktury za wszystkie czynności.
Co odkryliśmy: Po przyjściu do Novum okazuje się, że kontrakt firmy z norweskim klientem przekroczył znacznie 12 miesięcy, co spowoduje opodatkowanie podmiotu w kraju wykonywania prac. Przez ostatnie kilka lat nie były odprowadzane zaliczki na podatek dochodowy pracowników, firma płaciła także podatki w Polsce, czas pracy był rozliczany wewnętrznie w polskiej firmie wg polskiego Kodeksu pracy.
Koszty naprawy sytuacji: Poza poprawnym rozliczeniem podatkowym firmy i pracowników na terenie Norwegii (zaległości rzędu: 200 000 tys. NOK) należy doliczyć koszty poprawnego księgowania i naliczania pensji (kilkadziesiąt godzin pracy księgowego). Niektórzy pracownicy już nie pracują w firmie, nie można ich rozliczyć poprawnie.
Efekt: Firma musi poprawnie się rozliczyć. Nie planuje dalszych prac na terenie Norwegii. Poprzednie biuro nie ma autoryzacji, a tym samym ubezpieczenia. Nie chce pokryć kosztów swoich błędów. Na gruncie norweskim nie ma podstaw do wystąpienia na drogę sądową.
Przypadek drugi:
Firma z Trójmiasta, zarejestrowana w Norwegii od roku. Korzystała z usług autoryzowanego biura norweskiego, w którym nikt nie mówi po polsku. Raporty płacowe wysyłane ręcznie, biuro nie występowało o zwolnienie pracowników z płacenia zaliczek na podatek. Firma polska nie otrzymała żadnych informacji pisemnych na temat obowiązków ciążących na niej w Norwegii. Nie było spotkań i raportów na temat bieżącej sytuacji w oddziale. Żaden z pracowników nie przeszedł obowiązkowej kontroli tożsamości.
Co odkryliśmy: Firma zatrudnia bardzo dobrych specjalistów, realizuje skomplikowane kontrakty. Sytuacją pracowników zainteresował się norweski klient, który oczerkuje przedstawienia dokumentów świadczących o zgodności prowadzenia firmy z norweskimi przepisami. W razie poważnych uchybień, może dojść do zerwania kontraktu.
Koszty naprawy sytuacji: Kilkadziesiąt dodatkowych godzin pracy księgowego spędzonych na uporządkowaniu dokumentów i przeprowadzeniu poprawnych księgowań i rozliczeń. Zajęcie się raportami płacowymi, umówieniem pracowników na kontrolę tożsamości, poprawnymi rozliczeniami zaliczek i wynagrodzeń.
Efekt: Utrata zaufania kontrahenta i dodatkowe koszty związane z naprawianiem sytuacji firmy w Norwegii. Spotkania z polskim działem księgowym i kadrowym, wyjaśnianie spraw w norweskich urzędach. Możliwe opóźnienia w wykonaniu kontraktu.
